Datenschutzerklärung
1. Verantwortlicher
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für die Verarbeitung der Turnier- und Spielerdaten ist:
Artistique-Billard Deutschland e.V. (ABD)
Flabbenhäuschen 1, 51381 Leverkusen
Vertreten durch den Vorstand: Dirk Roos
E-Mail: datenschutz@artistique-billard.de
Der technische Betrieb der Plattform (Bereitstellung, Wartung, Hosting) erfolgt im Auftrag des Vereins durch die DOT EDV-Dienstleistungsges.mbH als Auftragsverarbeiterin gemäß Art. 28 DSGVO.
2. Datenschutzbeauftragter
Ein Datenschutzbeauftragter ist gesetzlich nicht erforderlich und wurde nicht bestellt.
3. Turnier- und Spielerdaten
Verarbeitete Daten: Vor- und Nachname, Verein, Nationalität, Händigkeit (technisch für die korrekte Spiegelung der Figurendarstellung genutzt) sowie sportbezogene Daten (gespielte Turniere, Figurenergebnisse, Punkte, Platzierungen, Ranglisten, ggf. erzielte Erfolge/Titel). Für angemeldete Turnierleiter/Schiedsrichter zusätzlich ein optionales internes Freitextfeld für organisatorische Anmerkungen zu einem Spieler, sichtbar für angemeldete Nutzer der Plattform (nicht öffentlich).
Herkunft der Daten: Die Ergebnisdaten stammen aus öffentlich zugänglichen Quellen — insbesondere veröffentlichten Ergebnislisten von Verbänden und aus der Sportpresse. Eine Erhebung unmittelbar bei der betroffenen Person findet in der Regel nicht statt (Information gemäß Art. 14 DSGVO).
Zweck: Dauerhafte, transparente Dokumentation und Darstellung des sportlichen Wettkampfgeschehens der Sportart Billard Artistique (Ergebnisarchiv, Ranglisten, Statistik).
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse). Das berechtigte Interesse liegt in der nachvollziehbaren Dokumentation und Veröffentlichung von Wettkampfergebnissen, die bereits öffentlich gemacht wurden. Es handelt sich nicht um besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO.
Sie haben das Recht, dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit zu widersprechen (siehe Ziffer 8).
4. Benutzerkonten und persönliche Funktionen
Für Administratoren, Turnierleiter, Schiedsrichter, Spieler und Zuschauer bestehen geschützte Benutzerkonten. Verarbeitet werden Benutzername, ein verschlüsselt gespeicherter Passwort-Hash, die zugewiesene Rolle, die Zuständigkeit für einzelne Turniere und optional die Verknüpfung mit einem Eintrag im Spielerstamm. Zweck ist die Zugangskontrolle. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (sichere Bereitstellung des Dienstes).
Trainingsmodus und Figuren-Notizen: Angemeldete Spieler können Trainingseinheiten (Ergebnisse je Figur) und persönliche Notizen zu Figuren speichern. Diese Daten sind nicht öffentlich. Sie sind nur für den verknüpften Spieler, das Konto, das die Einheit angelegt hat, bei einer Match-Simulation für den eingetragenen Gegner sowie für Administratoren sichtbar. Sie werden gespeichert, bis Sie sie löschen oder Ihr Konto gelöscht wird. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bereitstellung der von Ihnen genutzten Funktion). Für eine Match-Simulation kann ein Anzeige-Link erzeugt werden; wer diesen geheimen Link kennt, sieht Namen und Spielstand dieser einen Partie.
Sprach-Coach: Die optionale Sprachsteuerung nutzt die Spracherkennung Ihres Browsers. Je nach Browser (z. B. Google Chrome, Microsoft Edge) wird die Sprache dabei vom Browserhersteller auf dessen Servern verarbeitet; hierfür gelten dessen Datenschutzbestimmungen. Diese Anwendung erhält nur den erkannten Text und speichert ihn nicht. Die Nutzung ist freiwillig; alle Funktionen sind auch per Schaltfläche bedienbar.
KI-Formulierung von Beiträgen: Turnierverantwortliche können einen Social-Media-Text optional von einem KI-Dienst (Anthropic PBC, USA) formulieren lassen. Vor der Übermittlung werden alle Spielernamen durch Platzhalter ersetzt und interne Kennungen entfernt; übermittelt werden Ergebniszahlen, Platzierungen und gegebenenfalls Titelanzahlen. Die Namen werden erst auf unserem Server wieder eingesetzt. Weil Turnierergebnisse öffentlich einsehbar sind, lässt sich nicht vollständig ausschließen, dass einzelne Angaben einer Person zugeordnet werden könnten; wir behandeln die Übermittlung deshalb als Verarbeitung pseudonymisierter personenbezogener Daten. Die Funktion ist optional; ohne sie wird der Beitragstext ausschließlich auf unserem Server erzeugt.
4a. Benutzerkonto beantragen, E-Mail-Adresse und Passwort zurücksetzen
Spieler und Zuschauer können ein Benutzerkonto über das Formular „Konto beantragen“ selbst beantragen. Verarbeitet werden Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, der gewünschte Anmeldename, die gewünschte Rolle sowie freiwillig Verein und eine Nachricht an den Administrator; außerdem die Zeitpunkte von Antrag, Bestätigung und Entscheidung und ein gegebenenfalls angegebener Ablehnungsgrund. Zweck ist die Prüfung des Antrags und die Einrichtung des Kontos. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Maßnahmen auf Anfrage der betroffenen Person vor Nutzung des Dienstes). Das Häkchen im Formular bestätigt nur die Kenntnisnahme dieser Erklärung; es ist keine Einwilligung.
Zur Bestätigung der E-Mail-Adresse, zur Mitteilung der Entscheidung und zum Zurücksetzen vergessener Passwörter versendet die Anwendung E-Mails mit Einmal-Links. In der Datenbank wird von diesen Links nur ein kryptografischer Prüfwert gespeichert; sie sind 1 bis 72 Stunden gültig und nur einmal nutzbar. Die E-Mail-Adresse eines Kontos wird nur auf diesem Server gespeichert und nicht an die Turnier-Server am Spielort übertragen. Mit der E-Mail-Adresse oder dem Anmeldenamen kann man sich anmelden.
Löschfristen: Anträge, deren E-Mail-Adresse nicht bestätigt wurde, werden nach 7 Tagen gelöscht, entschiedene Anträge (freigegeben oder abgelehnt) nach 30 Tagen. Die E-Mail-Adresse eines Kontos wird gespeichert, bis das Konto gelöscht wird; die Löschung kann jederzeit beim Administrator verlangt werden. Antrag, Freigabe, Ablehnung und das Zurücksetzen von Passwörtern werden im Anmeldeprotokoll vermerkt (siehe Ziffer 5).
Zum Schutz vor Missbrauch wird die Zahl der Anträge je IP-Adresse und je E-Mail-Adresse begrenzt; dafür wird nur im Arbeitsspeicher des Servers gezählt. Es werden keine Captcha-Dienste oder andere Dienste Dritter eingesetzt. Der Versand der E-Mails erfolgt über einen E-Mail-Dienstleister, der als Auftragsverarbeiter tätig ist (siehe Ziffer 7).
Übungsumgebung test.bill-art.app: Für Schulung und Erprobung betreiben wir eine Übungsumgebung, auf der Turnierleiterfunktionen ausprobiert werden können. Sie enthält eine Kopie der Turnier-, Spieler- und Kontodaten dieses Servers, die bei Bedarf ergänzt wird; öffentlich sind dort dieselben Seiten wie hier, alles Weitere nur mit Anmeldung. E-Mail-Adressen und Anträge dieses Servers werden nicht in die Übungsumgebung übernommen; dort beantragte Konten werden nach denselben Regeln und Fristen verarbeitet wie hier beschrieben. Übernommen werden auch die Benutzerkonten mit dem Passwort in gesicherter Form (Hash) – Sie können sich dort also mit denselben Zugangsdaten anmelden – sowie persönliche Trainingsdaten und Figuren-Notizen. Löschungen auf diesem Server wirken nicht automatisch in der Übungsumgebung; auf Wunsch löschen wir Ihre Daten auch dort. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer sicheren Einarbeitung, ohne den Turnierbetrieb zu stören).
English translation of section 4a (the German version is binding)
Players and spectators can request a user account themselves using the “Request an account” form. We process first and last name, email address, the requested username and role, and optionally club and a message to the administrator; in addition the times of request, confirmation and decision and any reason given for a rejection. The purpose is to review the request and set up the account. The legal basis is Art. 6(1)(b) GDPR (steps taken at the request of the data subject prior to using the service). The checkbox in the form only confirms that you have read this policy; it is not consent.
To confirm the email address, to communicate the decision and to reset forgotten passwords, the application sends emails containing one-time links. Only a cryptographic check value of these links is stored in the database; they are valid for 1 to 72 hours and can be used only once. The email address of an account is stored only on this server and is not transferred to the tournament servers at the venue. You can sign in with the email address or the username.
Retention: requests whose email address was not confirmed are deleted after 7 days; decided requests (approved or rejected) after 30 days. The email address of an account is kept until the account is deleted; you can ask the administrator to delete it at any time. Requests, approvals, rejections and password resets are recorded in the sign-in log (see section 5).
To prevent abuse, the number of requests per IP address and per email address is limited; this is counted only in the server’s memory. No captcha or other third-party services are used. Emails are sent via an email service provider acting as a processor (see section 7).
Practice environment test.bill-art.app: for training and trials we operate a practice environment where tournament director functions can be tried out. It contains a copy of this server’s tournament, player and account data, supplemented as needed; the same pages as here are public, everything else requires signing in. Email addresses and requests of this server are not copied to the practice environment; accounts requested there are processed under the same rules and retention periods as described here. User accounts are copied as well, including the password in protected form (hash) – so you can sign in there with the same credentials – together with personal training data and figure notes. Deletions on this server do not automatically apply to the practice environment; on request we delete your data there as well. The legal basis is Art. 6(1)(f) GDPR (legitimate interest in safe training without disturbing tournament operations).
4b. Selbsttest und „Problem melden“
Selbsttest: Die Seite „Selbsttest“ prüft Verbindung, Uhrzeit, Anmeldung und Speicher Ihres Geräts. Der Test läuft in Ihrem Browser; der Server beantwortet dafür nur einige Prüfanfragen (z. B. Serverzeit, Verbindungstest, Angaben zu Ihrer eigenen Anmeldung) und speichert dazu nichts. Das Ergebnis verlässt Ihr Gerät nur, wenn Sie es selbst kopieren, per E-Mail senden oder mit einer Meldung übermitteln. Solange ein Fenster der Anwendung geöffnet ist, merkt sich der Browser außerdem die letzten zehn Fehlermeldungen und aufgerufenen Seiten – nur im Arbeitsspeicher, ohne dauerhafte Speicherung.
Problem melden: Angemeldete Benutzer und gekoppelte Erfassungsgeräte können Fehler über das Formular „Problem melden“ an den Betreiber melden. Verarbeitet werden die Kategorie und Ihre Beschreibung, freiwillig eine E-Mail-Adresse für Rückfragen (ohne Angabe die bei Ihrem Konto hinterlegte, falls vorhanden) und ein Bild, dessen eingebettete Metadaten (z. B. Standort) entfernt werden; ferner Anmeldename und Rolle bzw. die Kennung des Erfassungsgeräts sowie technische Angaben, die Sie vor dem Senden einsehen und einzeln abwählen können: Version der Anwendung, Browser und Betriebssystem, Bildschirmgröße, Sprache, Zeitzone, Terminal-Kennung, zuletzt bearbeitete Seite und Turnier, die letzten Fehlermeldungen und aufgerufenen Seiten sowie das Ergebnis des Selbsttests. Passwörter, Zugangscodes, Notizen und Trainingsinhalte werden nicht übermittelt; geheime Bestandteile von Adressen (z. B. Einmal-Links) werden vor der Übermittlung entfernt.
Zweck ist, gemeldete Fehler nachzuvollziehen, zu beheben und Rückfragen zu beantworten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem fehlerfreien Betrieb des Dienstes). Die Meldung wird auf dem Server gespeichert, auf dem sie abgegeben wurde; Meldungen von Turnier-Servern am Spielort werden an diesen Server übertragen. Der Betreiber erhält eine Benachrichtigung mit der Meldung an sein Support-Postfach; der Versand erfolgt über den E-Mail-Dienstleister (siehe Ziffer 7). Zugriff haben nur Administratoren. Meldungen werden nach 90 Tagen automatisch gelöscht, auf Wunsch früher; die Benachrichtigungen im Support-Postfach löschen wir nach Erledigung, spätestens nach 90 Tagen. Ohne Anmeldung öffnet „Problem melden“ Ihr E-Mail-Programm mit einem vorbereiteten Text, den Sie vor dem Absenden ändern können; Ihre E-Mail verarbeiten wir dann wie jede andere Anfrage an den Betreiber.
English translation of section 4b (the German version is binding)
Self-test: the “Self-test” page checks your device’s connection, clock, sign-in and storage. The test runs in your browser; the server only answers a few check requests (e.g. server time, connection test, details of your own sign-in) and stores nothing about them. The result leaves your device only if you copy it, send it by email or submit it with a report. While a window of the application is open, the browser also keeps the last ten error messages and visited pages – in memory only, without permanent storage.
Report a problem: signed-in users and paired capture devices can report errors to the operator using the “Report a problem” form. We process the category and your description, optionally an email address for questions (if left empty, the one stored for your account, if any) and an image whose embedded metadata (e.g. location) is removed; furthermore username and role or the ID of the capture device, and technical details that you can review and deselect individually before sending: application version, browser and operating system, screen size, language, time zone, terminal ID, last edited page and tournament, the last error messages and visited pages, and the self-test result. Passwords, access codes, notes and training content are not transmitted; secret parts of addresses (e.g. one-time links) are removed before transmission.
The purpose is to understand and fix reported errors and to answer questions. The legal basis is Art. 6(1)(f) GDPR (legitimate interest in error-free operation of the service). The report is stored on the server where it was submitted; reports from tournament servers at the venue are transferred to this server. The operator receives a notification with the report in its support mailbox, sent via the email service provider (see section 7). Only administrators have access. Reports are deleted automatically after 90 days, earlier on request; notifications in the support mailbox are deleted once resolved, at the latest after 90 days. Without signing in, “Report a problem” opens your email program with a prepared text that you can change before sending; we then process your email like any other enquiry to the operator.
5. Hosting und Server-Logdateien
Die Anwendung wird auf einem Server der Hetzner Online GmbH betrieben. Der Serverstandort befindet sich in Helsinki, Finnland (Europäische Union); eine Übermittlung in ein Drittland außerhalb der EU/des EWR findet für das Hosting nicht statt.
Beim Aufruf der Website werden automatisch technische Zugriffsdaten verarbeitet (IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, übertragene Datenmenge, Browsertyp und Betriebssystem). Diese Daten sind technisch erforderlich, um die Website auszuliefern und ihre Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten. Sie werden automatisiert nach 90 Tagen gelöscht. Zur Abwehr von Angriffen werden zudem fehlgeschlagene Anmeldeversuche mit IP-Adresse und dem eingegebenen Benutzernamen sowie erfolgreiche Anmeldungen (IP-Adresse, Benutzername, Zeitpunkt, Anmeldeart) protokolliert; das Protokoll ist nur Administratoren zugänglich und wird ebenfalls nach 90 Tagen automatisiert gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
6. Cookies und lokale Speicherung
Diese Website verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies: ein Sitzungs-Cookie, das die Sitzung angemeldeter Benutzer aufrechterhält, sowie beim Anmeldevorgang gesetzte Hilfs-Cookies zum Schutz vor Angriffsversuchen (CSRF-Schutz, Rücksprungadresse) sowie ein Cookie mit der gewählten Sprache. Auf Anzeige-Terminals wird zudem eine zufällige Terminal-Kennung ohne Personenbezug im sessionStorage des Browsers abgelegt. Im lokalen Speicher Ihres Geräts (localStorage, IndexedDB, Cache des Service Workers) werden außerdem Anzeige-Einstellungen (z. B. Hell/Dunkel), zur Offline-Nutzung geladene Seiten und Figurenbilder sowie offline erfasste Trainingsdaten bis zur Synchronisation abgelegt; diese Daten verlassen Ihr Gerät nur zur Synchronisation mit Ihrem Konto. Es werden keine Analyse-, Tracking- oder Marketing-Cookies und keine Dienste Dritter zu solchen Zwecken eingesetzt. Da diese Speicherung für den von Ihnen ausdrücklich gewünschten Dienst unbedingt erforderlich ist, ist hierfür keine Einwilligung erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG); ein Cookie-Banner entfällt.
7. Empfänger und Speicherdauer
Eine Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte erfolgt nicht, mit Ausnahme der zur Bereitstellung des Dienstes eingesetzten Auftragsverarbeiter (technischer Betreiber, Hosting-Anbieter, E-Mail-Dienstleister für die unter Ziffer 4a und 4b genannten E-Mails). Der unter Ziffer 4 genannte KI-Dienst erhält nur bei Nutzung der optionalen KI-Formulierung pseudonymisierte Ergebnisdaten (siehe Ziffer 4).
Ergebnis- und Ranglistendaten werden zu Dokumentationszwecken dauerhaft gespeichert, längstens jedoch bis zu einem berechtigten Widerspruch oder Löschverlangen. Technische Server-Logdaten (Zugriffslogs, Anmeldeversuche) und Fehlermeldungen (Ziffer 4b) werden automatisiert nach 90 Tagen gelöscht.
8. Ihre Rechte
Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte:
- Auskunft über die zu Ihnen gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO),
- Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
- Löschung (Art. 17 DSGVO),
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
- Widerspruch gegen die auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gestützte Verarbeitung (Art. 21 DSGVO).
Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an den Verantwortlichen (Kontakt: datenschutz@artistique-billard.de).
Ihnen steht zudem ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu. Zuständig ist die Aufsichtsbehörde am Sitz des Vereins: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW).
9. Verschlüsselung
Die Übertragung sämtlicher Daten erfolgt verschlüsselt über HTTPS (TLS). Sie erkennen eine verschlüsselte Verbindung am Schloss-Symbol in der Adresszeile Ihres Browsers.
Stand: Oktober 2026